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文件与档案管理
负责公司各类文件的收发登记编号归档及保管工作确保文件流转的及时性与准确性运用办公软件对文件进行分类整理建立电子档案索引方便快速查阅与调用
定期对档案进行清查与盘点维护档案的完整性对过期或无用文件按规定流程进行销毁处理
办公设备维护与管理
管理公司办公设备如打印机复印机传真机电脑等负责设备的日常维护与报修工作记录设备使用情况统计耗材使用量及时采购补充保障办公设备的正常运行减少因设备故障导致的工作延误
协助制定办公设备的采购计划参与新设备的选型采购及验收流程确保采购的设备符合公司办公需求与预算标准
会议组织与支持
协助组织公司内部各类会议包括会前准备会议资料通知参会人员布置会议场地调试会议设备投影仪音响等会中做好会议记录协助会议主持维护会议秩序会后整理会议纪要及时传达会议决议并跟进决议事项的执行情况确保会议精神有效落实
行政事务支持
协助处理公司日常行政事务如办公用品的采购分发与库存管理按照公司规定流程申请采购办公用品确保库存充足且不积压浪费
负责公司办公区域的环境卫生监督与管理协调保洁人员工作安排营造整洁舒适的办公环境同时协助安排员工福利相关事宜如节日礼品采购员工生日活动策划等
信息沟通与协调
作为公司内部信息传递的桥梁负责与各部门沟通协调工作及时传达上级指示与工作要求收集各部门反馈信息并向上级汇报确保公司内部信息流通顺畅提升工作协同效率
接听公司总机电话礼貌接待来访人员引导访客至相关部门解答常见问题或转接来电维护公司良好的对外形象
数据统计与报表制作
定期收集整理公司各类行政数据如办公用品消耗数据设备维修记录数据会议参与情况数据等运用 Excel 等办公软件进行数据统计与分析制作成直观清晰的报表为公司行政决策提供数据支持
临时任务处理
完成上级领导交办的其他临时性工作任务具备良好的应变能力与执行力灵活应对工作中的突发情况确保各项临时任务高效完成